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El Consejo de Ayrshire del Sur (SAC) y el Consejo de Ayrshire del Este (EAC) son dos autoridades locales situadas en el extremo suroeste de Escocia. Cada una de ellas tiene una función de compras centralizada, responsable de supervisar el gasto estratégico de hasta 150 millones de libras anuales en una amplia gama de bienes, servicios y obras, para ofrecer el mejor servicio a la comunidad local.

SAC presta servicios a una población de unos 113.000 residentes y emplea a unas 6.000 personas para garantizar que se haga bien. East Ayrshire es una zona diversa que abarca unos 490 kilómetros cuadrados con una población de 122.440 habitantes repartidos entre comunidades urbanas y rurales. Ambas funciones de compras tienen como objetivo promover procesos de compra sólidos, conformes y transparentes, en consonancia con los objetivos del Gobierno escocés, Scotland Excel y Crown Commercial Service.

Están igualmente comprometidos a maximizar el valor a través de compras, no sólo mejorando la eficiencia del proceso, sino buscando cada vez más oportunidades de colaboración en los contratos con otras autoridades locales, para compartir el conocimiento y benchmark de rendimiento, un objetivo estratégico global del Gobierno escocés. Ambos ayuntamientos adoptaron el software de gestión del ciclo de vida de los contratos de JAGGAER, una elección natural que complementaba su uso de PCS-Tender (contratos públicos de Escocia). De este modo, no solo obtuvieron ventajas de visibilidad, seguimiento, negociación y cumplimiento, sino que descubrieron una forma colaborativa de compartir conocimientos e inteligencia de mercado para llevar la gestión del valor de sus proveedores a un nivel superior.

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El reto

Adoptar un enfoque de colaboración en la gestión de contratos y proveedores para obtener el mismo valor para ambos ayuntamientos y una mejor prestación de los servicios públicos.

Tanto en el sector público como en el privado, la gestión, el control y el seguimiento del valor de los contratos y de los proveedores que los ejecutan es un factor esencial para el rendimiento de una empresa. Como han comprobado ambos ayuntamientos, se trata de una tarea continua y a menudo repetitiva que, sin un enfoque sistematizado y automatizado, puede consumir mucho tiempo y recursos.

En el Ayuntamiento de South Ayrshire, Lynsey Bennet, responsable de compras, gestión de contratos y proveedores, ha explicado que, al igual que muchas otras autoridades locales, disponían de un sistema de gestión de proveedores y contratos funcional pero manual. De hecho, ha comentado: “No había ningún tipo de automatización en este proceso, todo era manual, basado en hojas de cálculo y correos electrónicos. Llevaba muchísimo tiempo de administración localizar y recopilar información de las distintas partes interesadas y transferirla a una hoja de cálculo maestra, por lo que no podíamos confiar en una precisión absoluta. Un funcionario de compras lo gestionaba todo junto con los evaluadores, que también tenían que registrar todo manualmente”.

JAGGAER les proporcionó una demostración de la funcionalidad del software. “Una vez que lo evaluamos con respecto a nuestra ruta de desarrollo interna, decidimos que era exactamente lo que necesitábamos”, comenta Lynsey. “JAGGAER nos ayudó a adaptar la herramienta a nuestra visión de lo que queríamos que fuera la gestión de contratos para el Ayuntamiento de South Ayrshire. Dedicaron el tiempo necesario a encontrar la manera de hacer todo lo que queríamos. Los indicadores clave de rendimiento, por ejemplo, fueron todo un reto. La idea que subyace en el PCS-T es estandarizar las mediciones entre las autoridades, para que toda la información sea comparable. Pero no hay dos contratos iguales, y nos vimos limitados por los KPI disponibles. Tuvimos que encontrar la manera de maximizar su uso para todos los interesados y ampliar la gama para hacerlos más aplicables a los diferentes contratos, sin limitar su potencial para las mediciones comparativas. JAGGAER nos ayudó a desarrollar una gama más amplia de KPI, que pudiera seguir siendo utilizada por cualquier autoridad, facilitando así la evaluación comparativa entre organizaciones. No queríamos tener que escribir un proceso que se ajustara a su sistema, así que fue enormemente beneficioso que JAGGAER trabajara con nosotros para adaptar el sistema a nuestro proceso”.

En el Consejo de East Ayrshire, Tommy Burns, responsable del proyecto de compras ha explicado que: “El Consejo de East Ayrshire contaba anteriormente con procesos y procedimientos de gestión de contratos bien establecidos, sin embargo, también eran procesos principalmente manuales que requerían tiempo y recursos asignados para su administración. En cuanto a los cuadros de mando del rendimiento de los contratos, utilizábamos Survey Monkey para obtener información, pero la elaboración de informes de gestión, como los cuadros de mando que comparaban el rendimiento de los proveedores, requería mucho esfuerzo. Ahora, JAGGAER lo hace al instante“.

El Consejo tomó la decisión estratégica de implantar el software de gestión del ciclo de vida de los contratos de JAGGAER en toda su cartera de contratos. Sin embargo, en las reuniones con JAGGAER, decidió incorporar una estructura de gestión de documentos formal y estandarizada detrás del sistema para garantizar los controles de gestión de contratos de mejores prácticas probadas para automatizar y agilizar los procesos de contratación, incluyendo la capacidad de generar y capturar información contractual y acuerdos legales. Estos están ahora integrados en el sistema para todos los contratos.

“El software de seguimiento de contratos también proporciona opciones fáciles y flexibles para auditar, rastrear e informar sobre cualquier dato contractual necesario incluso permite una fácil extracción de datos para un análisis más profundo y mejora los controles empresariales, como la integración y la accesibilidad de los departamentos para optimizar el valor y el rendimiento de los contratos, acelerar los ciclos de flujo de trabajo y el cumplimiento de la gobernanza corporativa”.

“Para el Consejo de East Ayrshire, el sistema ha transformado por completo nuestra forma de trabajar, proporcionándonos una base de datos de gestión de contratos en línea transparente y formalizada que permite el acceso bajo demanda y con capacidad de búsqueda a todos los datos clave de los contratos por parte de los administradores y gestores de contratos, otros usuarios/interesados internos y colaboradores externos (en cualquier momento, en cualquier lugar y con cualquier dispositivo). La automatización ha agilizado los procesos de gestión de contratos y de rendimiento de los proveedores del Consejo y, por tanto, creemos que esto ha aumentado nuestra eficiencia empresarial y ha mejorado la colaboración interna y con terceros, reduciendo los gastos de funcionamiento”.

El despliegue de los cuadros de mando impulsa una mejor gestión del valor de los proveedores

Fue durante el tiempo en que JAGGAER trabajaba estrechamente con ambos ayuntamientos para entender sus necesidades individuales y adaptar el sistema en consecuencia, cuando vieron la oportunidad de aprovechar las similitudes y aportar a ambos ayuntamientos más valor de sus acuerdos de servicio. Se trataba de un cambio sencillo, pero muy eficaz, en la forma de obtener el mejor valor de la prestación de servicios, que beneficiaba tanto al Ayuntamiento como al proveedor.

La persistente necesidad de ahorrar ha llevado a muchos ayuntamientos a explorar nuevas formas de encargar y prestar servicios. Y, a medida que se introducen más acuerdos con terceros para satisfacer estas necesidades, la buena gestión de los contratos y la gestión del valor de los proveedores se han vuelto cada vez más importantes.

JAGGAER sugirió a todos los ayuntamientos que, dado que ya estaban acostumbrados a utilizar el mismo sistema, los cuadros de mando separados podrían unirse, de modo que ambos fueran visibles en un solo cuadro de mando. La posibilidad de comparar notas y trabajar en colaboración en determinados contratos no sólo serviría para garantizar que los proveedores cumplieran sus obligaciones contractuales, sino que ayudaría a los ayuntamientos a identificar riesgos y a conseguir ahorros y mejoras continuas a lo largo de la vida del contrato, al tiempo que se aseguraría de que ambas partes recibieran el mismo nivel de servicio.

“El Consejo de East Ayrshire es la autoridad principal en un contrato de colaboración de gestión de residuos C1 con el Consejo de South Ayrshire”, comenta Burns. “Así que tenía mucho sentido compartir la información sobre el cuadro de mando y el rendimiento del contrato con los proveedores. Además, después de haber realizado un análisis de los registros de contratos de ambos Consejos, se identificó que estábamos utilizando los mismos proveedores, contratistas y prestadores de servicios para contratos muy similares. Consideramos beneficioso que ambos consejos se reunieran para debatir los actuales indicadores clave de rendimiento y la metodología de puntuación para ver si podíamos reajustarlos a algunos de los indicadores de rendimiento nacionales”.

El Consejo de East Ayrshire suele liderar los contratos de colaboración y está estudiando activamente la forma de aplicar un enfoque de KPI estandarizado en toda su cartera de contratos de colaboración, lo que garantizará un método coherente de evaluación del rendimiento de los proveedores.

“Hay pruebas claras de que una información sólida, coherente y constructiva mejora el rendimiento en todos los niveles del Consejo. Sabemos cómo están funcionando nuestros contratos y podemos abordar cualquier área que requiera mejoras”, continúa. “Ejecutar la cartera de contratos del Consejo es absolutamente crucial, pero también lo es poner en práctica las iniciativas estratégicas que “prueban el futuro” del Consejo. Diseñar nuestros cuadros de mando para que sean específicos para cada contrato garantiza el equilibrio adecuado de las medidas operativas y estratégicas que se están supervisando, midiendo y registrando”.

“Colaborar en esto ha sido muy beneficioso”, comenta Lynsey, “porque podemos comparar diferentes elementos como el coste, la calidad, el servicio, los plazos de entrega, los tiempos de respuesta, etc., y cuando tenemos problemas, podemos determinar lo que cada uno está experimentando y lo que cada uno está haciendo para remediarlos o cambiarlos. Podemos cotejar el rendimiento de otra autoridad y hablar de recibir el mismo servicio o los mismos resultados. Así, acudimos a las reuniones de revisión con información precisa, podemos hacer las preguntas adecuadas y tomar las decisiones correctas para ayudar al proveedor a desarrollarse. Esto es muy valioso para nosotros: una forma eficaz y continua de garantizar el valor a largo plazo”.

El enfoque colaborativo abre una comunicación tripartita

No sólo los dos ayuntamientos se benefician de un diálogo colaborativo intercambiando abiertamente información e ideas sobre lo que pueden hacer para cambiar o mejorar las métricas, sino que el proveedor también participa en las discusiones y puede responder a ambos ayuntamientos.

“Los proveedores también pueden tener un acceso controlado al sistema y a los datos de los cuadros de mando”, explica Lynsey. “Esto tiene una doble ventaja para ellos: les ayuda a centrarse en lo que es importante para nosotros y, al hacerlo, pueden demostrar lo bueno que puede ser su rendimiento. Al fin y al cabo, les interesa asegurarse de que todo el mundo recibe el mismo servicio. Antes teníamos que recopilar los documentos y publicarlos en una carpeta compartida en algún lugar, pero ahora es fácil acceder a ellos y descargarlos, lo que garantiza que todos tengan las mismas versiones”.

El proveedor tiene la oportunidad de responder a los cuadros de mando combinados antes de cada revisión trimestral. “Pueden ver los comentarios de los evaluadores y, en caso de que el rendimiento haya flaqueado, pueden matizar las observaciones o hablar de una vía de mejora. Pueden revisar cualquier inquietud e investigar las dudas: no hay sorpresas. Por otro lado, cuando un proveedor no está de acuerdo con nuestra puntuación, podemos demostrar nuestras razones, porque tenemos toda la información de apoyo a mano y actualizada en el sistema. Así que se trata de una visibilidad total, para nosotros y para ellos, que en última instancia nos permite recibir un mejor servicio y prestar un mejor servicio”.

Las relaciones con los proveedores se basan en la confianza

El proceso compartido ha producido ya tres trimestres de datos, y los ayuntamientos están empezando a construir una imagen muy útil del rendimiento de los proveedores. Pueden ver si los contratos están haciendo lo que se supone que tienen que hacer, y utilizar los datos para demostrar dónde están obteniendo un valor real por su dinero. Es un buen presagio para que haya más trabajo recíproco en los contratos en el futuro.

“JAGGAER ofrece una solución integral para agilizar y automatizar los procesos de gestión del rendimiento de los proveedores en todo el sector ampliado. Con el sistema podemos configurar y distribuir las encuestas de rendimiento de los proveedores, gestionar las certificaciones, definir y supervisar los indicadores clave de rendimiento de los proveedores, y crear y gestionar los cuadros de mando de los proveedores con un soporte de bucle cerrado para el mantenimiento y la mejora del rendimiento. El equipo de JAGGAER es muy proactivo y está dispuesto a comentar y desarrollar mejoras del sistema con nosotros“, explica Tommy. “En East Ayrshire, también nos hemos tomado el tiempo de impartir formación individual a nuestros proveedores sobre el sistema con el fin de proporcionarles visibilidad de su propia información contractual, por ejemplo, las actas de las reuniones de rendimiento, los calendarios de precios, las órdenes de variación y otros documentos contractuales, reduciendo así la necesidad de duplicar el trabajo y la información, por ejemplo, las copias de la documentación contractual, etc.”.

Lynsey añade: “Cuando los contratos se renuevan, ya sea por el vencimiento del contrato, por cambios en los requisitos de la empresa, por las necesidades de los usuarios del servicio, por nuevas tecnologías o por la evolución del mercado o de la legislación, estamos mejor situados para negociar las condiciones porque nuestras relaciones están más basadas en la confianza”.

Con la posibilidad de invitar a otros evaluadores a contribuir, pueden agregar toda la información y basarse en lo que han aprendido de cara a la próxima generación de contratos. “La funcionalidad del software hace que esté abierto a la participación de un público más amplio”, continúa, “de modo que podemos involucrar a otras partes interesadas y, quién sabe, incluso recoger algún día la experiencia de los destinatarios: los propios ciudadanos”.

Un proceso que puede traspasar la brecha sectorial

El proceso único ha introducido un mecanismo de colaboración que podría ser apropiado para cualquier conjunto de autoridades, o incluso para empresas de otros sectores. Tanto Lynsey como Tommy han trabajado en el sector público y en el privado y creen que el sistema tiene ventajas para ambos, por su facilidad de uso, su flexibilidad y la gama de informes de gestión que puede producir.

“Trabajar como una sola organización es definitivamente beneficioso”, comenta Lynsey. “Compartir la información sobre proveedores y servicios, y emplear nuestros conocimientos agregados para tomar decisiones informadas, tiene que ser el camino más sensato, para cualquiera, especialmente en un momento en el que todos nos centramos en ahorrar, pero seguimos queriendo calidad”.

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