L’Etat va instaurer, dans le cadre de la loi de Finance de 2020, une réforme de collecte de la TVA et une obligation pour les entreprises de dématérialiser leurs factures, ce qui veut dire facturer par voie électronique toutes leurs transactions. Bien que l’entrée en vigueur de cette obligation initialement prévue pour 2024 soit reportée, les entreprises doivent commencer dès maintenant à mettre en place un processus de facturation électronique
JAGGAER, qui propose une solution de digitalisation des processus achats, du Sourcing au paiement, va accompagner ses clients dans cette transition et les aider à rester en conformité.
Que devez-vous savoir sur la loi de Finances 2020 et la facturation électronique ?
Pour mieux comprendre ce nouveau contexte et les nouvelles obligations des entreprises, Virgile Vanoosten, Consultant avant-ventes chez JAGGAER, nous explique en détail les points clés de ce sujet.
Quelles sont les nouvelles obligations auxquelles vont devoir répondre les entreprises ?
Il y en a 3, L’E-Invoicing, le E-reporting et le cycle de vie des factures.
- L’e-Invoicing : c’est la facturation électronique, l’obligation d’émission et de réception des factures au format électronique, via la Plateforme Publique de Facturation (PPF). Cela concerne toutes les transactions BtoB, domestiques, entre assujettis à la TVA.
- De son côté, le E-Reporting concerne les transactions Internationales. Tout ce qui a été facturé par des fournisseurs étrangers et/ou vers des clients étrangers.
- La 3ème obligation qui incombe aux entreprises est le cycle de vie des factures. L’Etat souhaitant avoir une vue précise sur les transactions et l’état des paiements, ce cycle de vie va permettre d’attribuer un statut à la facture (facture payée par exemple).
Quel est le calendrier de l’entrée en vigueur de cette facturation électronique ?
La date d’entrée en vigueur au 1er juillet 2024 a été reportée pour permettre aux entreprises concernées de passer à la facturation électronique dans les meilleures conditions possibles. La nouvelle date sera déterminée et communiquée prochainement.
Toutefois, l’entrée en vigueur de l’obligation d’émettre les factures électroniques et le e-reporting se fera en plusieurs étapes selon la taille des entreprises :
- Cette facturation électronique entrera en vigueur en premier lieu pour les grandes entreprises, c’est-à-dire les entreprises de plus de 5 000 salariés ou celles qui présentent un chiffre d’affaires supérieur à 1.5 milliard d’euros.
- Ensuite, ce sera au tour des ETI, les Entreprises de Taille Intermédiaire d’être concernées… ce sont celles qui comptent entre 250 et 5000 salariés, ou présentent un chiffre d’affaires compris entre 50 millions et 1.5 milliard d’euros.
- En dernier lieu, la facturation électronique concernera les PME et TPE, celles qui comptent moins de 250 salariés et/ou affichent un chiffre d’affaires inférieur à 50 millions d’euros.
Un calendrier qui va vite se dérouler… Les entreprises ont donc intérêt à lancer leurs réflexions et leurs investissements dès maintenant !
Quels étaient les objectifs en mettant en place cette loi sur la dématérialisation des factures ?
L’Etat, dans un premier temps, voulait répondre à plusieurs objectifs précis.
- Lutter contre la fraude fiscale en améliorant la détection des fraudes et en réduisant les pertes de recettes de TVA.
- Il cherche aussi à mieux piloter l’activité des entreprises pour avoir une meilleure idée de leur état, et savoir comment les soutenir au plus près de leurs besoins.
- Le but est également de réduire les tâches administratives des entreprises, les délais de paiement, pour faciliter leur organisation, leur visibilité, et améliorer leur productivité et leur compétitivité.
- Cette dématérialisation va en outre permettre aux entreprises d’avoir leurs déclarations obligatoires pré-remplies pour qu’elles soient plus rapides et faciles.
- Enfin, tout étant automatisé, les informations les concernant seront actualisées ce qui permettra d’avoir une meilleure vision d’ensemble.
Et pour les entreprises, quels sont les avantages ?
Ils sont nombreux. Des avantages administratifs pour commencer : grâce à l’automatisation, les tâches administratives vont être simplifiées… incombant moins aux comptables qui pourront concentrer leurs tâches sur les vraies missions, à plus forte valeur ajoutée.
Par ailleurs, des formats étant définis, toutes les données vont être standardisées et elles seront beaucoup plus faciles à traiter pour les entreprises.
Cette dématérialisation va également permettre d’améliorer les relations commerciales, grâce à des processus plus fluides et plus sûrs, et avoir une vue précise aussi des délais de paiement. Le traitement des informations et leur tri permettra également de réduire les erreurs humaines ou provenant de l’OCR (reconnaissance optique de caractères), ainsi que le coût des transports et les échanges inutiles de papier.
Enfin, et c’est essentiel aujourd’hui, elle va améliorer la performance RSE des entreprises en limitant la consommation de papier et les émissions de CO2 liés au transport. Il est devenu primordial de réduire l’impact environnemental de sa société.
Quels sont les différents acteurs impliqués et quelles sont leurs spécificités ?
Plusieurs acteurs entrent en lice dans cette vaste opération…
- Le PPF, le Portail Public de Facturation : mis à disposition par l’État. Il existait déjà depuis plusieurs années pour organiser le BtoG, le paiement des factures à l’Etat, il va maintenant s’adapter au BtoB.
- Il y a ensuite, les OD, les opérateurs de dématérialisation : ce sont des opérateurs qui vont dématérialiser et traiter les factures électroniques.
- Autre acteur majeur, un peu complexe : Les PDP, les Plateformes de dématérialisation Partenaires : C’est un nouveau type de plateforme qui intervient avec ce projet de Loi de finance. Historiquement, certaines entreprises utilisaient l’Échange de Données Informatisées (EDI) pour leurs factures. Avec ce projet de dématérialisation, ces flux EDI auraient dû transiter par le PPF. L’une des principales raisons pour lesquelles ces PDPs ont été créés par l’Etat, est de réduire les complications provoquées par les EDI, afin d’en conserver les formats.
- Et enfin, il y a les solutions de S2P – Source-to-Pay : c’est le cas de JAGGAER, qui se charge de la sélection des meilleurs fournisseurs, de la prise de commande jusqu’à la réception des factures (du sourcing au paiement).
Comment la solution JAGGAER peut accompagner les entreprises dans ce contexte ?
Toutes les entreprises françaises émettant des factures locales, sans exception vont devoir se mettre en conformité avec la facturation électronique. JAGGAER a donc noué un partenariat avec une PDP (plateforme de dématérialisation partenaire).
L’idée est de fournir à nos clients une solution qui permet d’être en conformité, pour qu’ils puissent faire de la facturation électronique via la plateforme JAGGAER en mettant de côté les problématiques techniques et légales.
Mais JAGGAER n’est pas qu’un opérateur technique. Une facture peut prendre différentes formes et nous aidons les services comptables à automatiser et traiter les factures le plus rapidement possible.
Avant de recevoir une facture, il se passe aussi beaucoup de choses : il faut sélectionner les bons fournisseurs (des fournisseurs fiables financièrement et éthiquement), évaluer les risques etc… La solution JAGGAER aide donc les entreprises dans ces choix. JAGGAER aide aussi à digitaliser les appels d’offres. Enfin, une fois le bon fournisseur choisi, nous gérons la partie contractuelle.
Pour toute question à ce sujet, n’hésitez pas à contacter nos experts.
Quel serait votre conseil aux entreprises pour se préparer dès maintenant ?
Beaucoup d’entreprises sont prêtes et n’attendent que la date fatidique pour se mettre officiellement à la facturation électronique.
Pour les autres, en effet, il faut bien étudier ses systèmes, ses processus en place, faire une sorte de diagnostic.
Néanmoins, l’objectif pour les entreprises n’est pas seulement de se mettre en conformité. Il faut capitaliser sur cette réforme, en profiter pour moderniser sa comptabilité fournisseur et repenser ses processus.
Pour cela, JAGGAER va proposer une solution qui permettra aux utilisateurs de la plateforme de recevoir facilement le nouveau format de facture, à tester dès le mois de novembre (même si l’obligation démarrera en juillet 2024) pour que la transition se fasse de manière fluide et transparente.
