Nürnberg Messe:
Transparenz im Dienstleistungseinkauf
Die Anforderung
Der Zentraleinkauf bei der NürnbergMesse managt 110 Millionen Euro Einkaufsvolumen und umfasst 14 Personen. Die Mannschaft besteht aus zwei Teams, die sich die acht Hauptwarengruppen untereinander aufteilen. Der Bedarf lässt sich nicht wie beim Serienfertiger in Stücklisten pressen. Im Gegenteil – der Bedarf ist sehr individuell. Dennoch hat der Zentraleinkauf einen hohen Involvierungsgrad, schließlich laufen alle Rahmenverträge über ihn und werden gemeinsam mit den Warengruppenmanagern verhandelt. Disponiert wird dann allerdings von den Anforderern selbst. Das passierte bisher dezentral, teilweise ohne standardisierte Prozesse und in Teilen auch am verwendeten System vorbei. Ergebnis: Die in Anspruch genommene Leistung stimmt dann nicht immer mit der Bestellanforderung überein. Und dies mit Folgen: Die fehlende Transparenz erschwerte die Optimierung der Beschaffungskosten der NürnbergMesse. Vom Lieferanten gewährte Skonti konnten nur teilweise ausgenutzt werden. Die Planungs- und Auswertungsmöglichkeiten waren eingeschränkt und es fehlte die durchgängige Dokumentation von der BANF bis zur Rechnungslegung.
Die Lösung
In JAGGAER fand die NürnbergMesse den passenden Partner. Die Kompetenz, viele Prozesse zu integrieren sowie die Multi-ERP-Fähigkeit der Lösung überzeugten. Das erklärte Projektziel war die Optimierung der Beschaffungsprozesse, die einheitliche Erfassung des Bedarfs und ein schnellerer Bestell- und Rechnungsdurchlauf. Die Bestellanforderungen sollten nicht mehr per Email oder gar auf Papier, so wie es vor dem Projekt der Fall war, durch die Abteilungen getragen werden. Auch die Zahlungsfreigabe nach Erhalt der Rechnung sollte über einen verkürzten Ablauf erfolgen.
Die nötige Transparenz bringt neben der Automatisierung und Standardisierung der operativen Prozesse auch die Dokumentation und Archivierung rechnungsrelevanter Geschäftsvorfälle, die in der Lösung abrufbar sind. Für die NürnbergMesse ermöglicht die durchgängige und strukturierte Erfassung der Geschäftsprozesse mehr Auswertungsmöglichkeiten – JAGGAER liefert an SAP schnell die Zahlen für die Managementtools im Controlling, Vertrieb und Facilitymanagement – und zusätzlich höhere Revisionssicherheit, da die Beschaffungs- und Unterschriftenrichtlinien exakt eingehalten werden. Entscheidungen werden nun mehr vom Warengruppenverant-wortlichen getroffen.
Innerhalb der NürnbergMesse wird JAGGAER heute als zentrales Beschaffungssystem eingesetzt. Die Anforderer in den Fachabteilungen sind verpflichtet, für alle mandatierten Beschaffungsfälle das Tool zu nutzen. Hierfür stehen externe und interne Kataloge zur Verfügung oder sie nutzen die Freitextbestellung – auch individuelle Anhänge wie warengruppenspezifische Formulare können dem Vorgang angehängt werden. Die Bedarfsanforderungen kommen über das Modul eProcurement zum zuständigen Warengruppenmanager, der über den weiteren Verlauf entscheidet, ob z.B. die Leistung in einen Katalog mit aufgenommen wird.
Erreichter Nutzen mit JAGGAER
- Mehr Transparenz und Flexibilität in der Dienstleistungsbestellung
- Automatisierung und Standardisierung der Bestell- und Rechnungsabwicklung
- Raschere Zahlungsfreigabe durch Freigabeworkflows
- Durchgängige und strukturierte Erfassung der Geschäftsprozesse
- Revisionssicherheit durch die Einhaltung der Beschaffungs- und Unterschriftenrichtlinien
- Bessere Dokumentation in der Kommunikation mit insgesamt bis zu 1.800 Lieferanten
- Volle ERP-Integration
- Transparenter und schneller Zugriff auf den Spend in den Warengruppen
Dass die Bestellanforderung nicht mit der tatsächlich erbrachten Leistung übereinstimmt, ist bei Serviceleistungen kein Sonderfall. Heute werden die besonderen Anforderungen im Dienstleistungseinkauf flexibel von der Lösung unterstützt. Die Erfassung der Leistung in Form einer Bestellanforderung mit Leistungsbeschreibung erfolgt dann nicht mehr auf Papier, sondern im System. Der Status der Bestellung kann jederzeit im System abgerufen werden. Für mehr Transparenz und Durchgängigkeit in der Dienstleistungsbeschaffung sind schon die nächsten gemeinsamen Schritte angedacht. Vor der Implementierung hatte die NürnbergMesse noch einige Hausaufgaben zu erledigen.
In einer ersten Projektphase musste ein Standardprozess aufgesetzt werden, der danach in der Einkaufslösung im Rahmen der zweiten Projektphase abgebildet wurde. Unterstützung bekam die NürnbergMesse von der Unternehmensberatung Alengis, die praxiserprobte Methoden und Konzepte für den Einkauf entwickelt. Zusammen mit dem Projektteam wurden in Workshops abteilungsübergreifende Prozesse und Abläufe festgelegt, Konzepte für das unternehmensweite Roll-out erarbeitet und erfolgreich umgesetzt. In einem umfassenden Trainingsprogramm wurden rund 220 Mitarbeiter geschult. Das Changemanagement dauert bis heute an. Die in der Theorie festgelegten Prozesse, Rollenkonzepte und Freigabeworkflows, inklusive dem Wertgrenzenkonzept werden nun in der Praxis auf die Probe gestellt. Die Herausforderung ist es, dass das gesamte Unternehmen den Veränderungsprozess mitmacht und in Zukunft auch lebt. Hier hat der Zentraleinkauf gute Überzeugungsarbeit geleistet und die Fachabteilungen einzeln „ins Boot geholt“.
NürnbergMesse
Die NürnbergMesse ist eine der 15 größten Messegesellschaften der Welt. Das Portfolio umfasst rund 120 nationale und internationale Fachmessen und Kongresse sowie circa 40 geförderte Firmengemeinschaftsstände am Standort Nürnberg und weltweit. Jährlich beteiligen sich rund 30.000 Aussteller (Internationalität 41 %) und bis zu 1,4 Millionen Besucher (Internationalität der Fachbesucher bei 24 %) an den Eigen-, Partner- und Gastveranstaltungen der NürnbergMesse Group, die mit Tochtergesellschaften in China, Nordamerika, Brasilien, Italien und Indien präsent ist. Darüber hinaus verfügt die NürnbergMesse Group über ein Netzwerk von circa 50 Vertretungen, die in über 100 Ländern aktiv sind.