Strategie und eLösung als Bauteile des Erfolgs

Miba AG

Die Miba ist einer der führenden strategischen Partner der internationalen Motoren- und Fahrzeugindustrie, von Anbietern in der Energieerzeugung und –übertragung, der Öl- und Gasindustrie sowie im Anlagenbau. Miba-Produkte – Sinterformteile, Motorenund Industrie-gleitlager, Reibbeläge, Leistungselektronik-Komponenten und Beschichtungen – sind weltweit in ahrzeugen, Zügen, Schiffen, Flugzeugen, Kraftwerken, Raffinerien, Kompressoren oder Industriepumpen zu finden. Das 1927 in Laakirchen (OÖ) gegründete Industrie- und Technologieunternehmen beschäftigt rund 7.800 Mitarbeiter, besitzt 29 Standorte in elf Ländern und verzeichnete im Geschäftsjahr 2018/19 einen Umsatz von 985 Millionen Euro.

Die Anforderung

Im Zuge einer Reorganisation hat die Miba den Einkauf als Matrixorganisation mit dezentralen Verantwortlichkeiten strukturiert, ein Lead-Buyer-Konzept etabliert und auch die Prozesse angepasst. Die Einkaufsabteilung ist bereits jetzt größtenteils in die Produktentwicklung eingebunden und kann somit im Rahmen des Advanced-Purchasing-Konzepts das Entwicklungs-Knowhow der Lieferanten nutzen. Ein wichtiges Ziel der Umstrukturierung war es, durch konzernweit einheitliche und elektronisch gestützte Abläufe mehr Effizienz, Transparenz und Tempo in die Kommunikation mit den Lieferanten zu bringen und die Prozesskosten zu reduzieren. Zugleich sollte sichergestellt werden, dass jede Bestellung über die Einkaufsorganisation läuft, um den Maverick-Anteil bei der Beschaffung indirekter Materialien auf ein Minimum zu reduzieren. Dazu war es nötig, die direkten und indirekten Einkaufsprozesse auf einer zentralen eLösungsplattform zu bündeln.

Die Lösung

Die Miba entschied sich für das SRM- und Sourcing-Portal von JAGGAER, da sich die flexible eLösung bedarfsgerecht erweitern lässt und am besten den Miba Anforderungen entspricht. Die Lösungen konnten als AddOns nahtlos in das zentrale SAP-ERP-System bei der Miba integriert werden, sodass der Datenaustausch zwischen den Anwendungen jetzt reibungslos funktioniert. Heute laufen sämtliche zur Beschaffung von Produktionsmaterial relevanten Einkaufs-prozesse über JAGGAER. Implementiert sind die Module Registrierung, Lieferantenbewertung und –entwicklung sowie RFQ. Der Einkauf von MRO-Teilen für das Facility Management oder die Instandhaltung wird als durchgängiger Procure-to-Pay-Prozess über die Lösungen eProcurement und die Bedarfsanforderung (eBANF) abgewickelt, die Bestandteil des JAGGAER Sourcing-Portals sind. Die übersichtlich aufbereiteten Daten werden zur Qualifizierung eines neuen Lieferanten oder zur Bewertung und Weiterentwicklung von Bestandslieferanten genutzt. Zu den klassischen Lieferantenbewertungen hat die Miba anhand von Kennzahlen ein strukturiertes Risikomanagement etabliert, um mögliche Lieferausfälle vorzeitig zu erkennen und Risiken besser managen zu können. Jeder Lieferant muss bestimmte Mindeststandards hinsichtlich Liefertreue und -fähigkeit, Finanzen, aber auch in puncto Innovationsfähigkeit und Kooperationsbereitschaft erfüllen. Im Portal sieht der Einkauf sofort, wenn diese Standards nicht eingehalten werden und kann umgehend präventive Maßnahmen einleiten. Die Informationen aus dem Lieferanten-Rating fließen direkt in die Lieferantenentwicklung ein. Hier wird das Entwicklungspotenzial eines Lieferanten anhand seiner Leistungsdaten Qualität, Kosteneffizienz und Servicegrad (Termintreue) analysiert. Gegebenenfalls werden dann konkrete Maßnahmen zur Verbesserung der Betriebsabläufe beim Lieferanten eingeleitet, wie zum Beispiel die Einführung von Miba internen Lean-Methoden und -Programmen wie der 5S-Arbeitsgestaltung.

Zur Beschaffung von MRO-Teilen etabliert die Miba Gruppe mithilfe der eLösung und vordefinierter Workflows einen IT-gestützten und standardisierten End-to-End-Prozess − von der Bedarfsplanung bis zur Bezahlung. Das gilt auch für kritische Warengruppen wie Gefahrstoffe oder IT-Equipment, die im Einklang mit Compliance-Richtlinien zu beschaffen sind. Die Auftragsbestätigung erfolgt per WebEDI durch den Lieferanten; auch Gutschriften sollen künftig auf diese Weise abgewickelt werden. Die Workflows sind so konfiguriert, dass sie bei der Miba unterschiedliche Freigabeszenarien für Bestellanforderungen (BANF) abdecken. Bei kritischen Warengruppen ist zusätzlich zum Kostenstellenbeauftragten ein Compliance-Beauftragter in die Freigabe eingebunden.Mit JAGGAER schafft die Miba unternehmensweit eine zentrale Wissensbasis für ein transparentes und effizientes Lieferantenmanagement. Zugleich bildet sie die Datendrehscheibe für die Beschaffung von MRO-Teilen. Die nächsten Schritte sind bereits geplant: Künftig will die Miba die Risikoanalysen für Lieferanten erweitern und verfeinern; außerdem soll der Projekteinkauf intensiviert werden, um Lieferanten noch enger in den Produktentstehungs- prozess einzubinden. Insbesondere soll über das SRMPortal nach dem Cost-Breakdown-(CBD)-Verfahren eine Kosten- und Wertanalyse der Lieferanten durchgeführt werden, um die Preise noch exakter zu validieren und die Einkaufskosten dauerhaft zu reduzieren.